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档案管理工作流程编制说明

根据国家档案管理有关规定,保证档案完整、准确、系统。结合我公司具体情况编制本工作流程。

(—)收集、鉴定:

 档案收集渠道主要来自劳务派遣单位。全部人事档案,由我公司人力资源部人员交档。所有进档都经严格的鉴定、核对、检查、验收、办理移交手续,确保档案可用价值。

收集材料主要有:员工应聘表、照片、身份证、户口首页、本人页、个人声明、告知书、劳动合同、男职工无劣迹证明。保险档案主要有:年报表、月报表、参保人员材料、离退保人员材料。所有档案如缺其中某一项、列为缺档、缺档内容用电子邮件、告知劳务派遣单位,补充进档。

(二)整理、分类:

档案整理分为:综合档案、劳务合同工档案、声像档案、设备档案、实物档案五大类。

(三)归档:归档工作是依据“分门别类”的整理工作而进行。

1、档案分类按内设机构编号法。大类用英文字母表示,属类、小类、案卷号用阿拉伯数字表示,每卷按档案形成的最后时间为序,以劳务派遣单位同种工号、社番号、编号为小类进行排列。每卷设有立签、位置固定。

2、 档案检索分为:电子和簿册二种方式。编制了案卷目录、卷内目录。案卷目录为查档所用。卷内目录为每卷详细内容。每巻有备考表一份,标眀本卷应说明情况,立卷人、审核人是谁及归档日期。

3、归档材料如有破损,可在保持档案历史原貌的前提下,进行技术加工与复制。

(四)保管、统计:

档案保管做到:防火、防潮、防虫、防光、防鼠、防高温。档案专柜排列有序,上架自左向右,自上而下。统计数据准确及时,随时掌握档案工作现状和发展情况。建立转入、转出制度、统计制度、保密制度、检查核对制度。

(五)检索、利用:

档案电子检索简捷、快速、准确、系统。提高了管理功效。为档案咨询服务提供了捷径。

(六)销毁:

已到保管期限的档案,经鉴定确无保存价值,由档案主管经理、办公室主任、档案人员组成三人销毁小组,登记销毁清册,三人签字后同时在场销毁,销毁清册存档。

(七)资料保管:

收集的材料不够档案级别,暂时又有利用价值,列为资料保管。离职员工档案列为资料保管,保管方式与档案管理一样,只是档号不同。保管期限两年。

 

 

 

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